A gestão de condomínios não é tarefa simples. Administrar itens de manutenção, realizar atividades operacionais, gerir funcionários e lidar com a contabilidade são algumas das várias atividades da rotina de um condomínio. Veja, a seguir, uma síntese das atribuições necessárias em uma administração de condomínio:
tarefas diárias
São muitas as atividades que precisam ser desempenhadas diariamente para a manutenção de um condomínio. Dentre as responsabilidades do síndico, podemos citar:
- Manter uma boa comunicação com o zelador;
- Exigir que o zelador verifique o livro de ocorrência e notifique-o;
- Monitorar a limpeza do hall de entrada e recolhimento do lixo;
- Verificar o funcionamento câmeras de vídeo e gravação.
Tarefas semanais
Outras tarefas precisam ser realizadas, e monitoradas todas as semanas. Veja quais são:
- Acompanhar lançamentos e despesas feitos pela administradora na internet;
- Verificar integridade do lacre e carga dos extintores;
- Verificar nível de óleo dos geradores, bem como as entradas e saídas de ventilação;
- Verificar a limpeza de reservatórios das instalações hidráulicas.
Tarefas mensais
As tarefas que o síndico (ou gestor) precisa realizar mensalmente são as seguintes:
- Acompanhar, fiscalizar e analisar notas fiscais, extratos bancários, pagamentos, contribuições, etc;
- Ter um plano de previsão de despesas/receita anual e estabelecer os gastos por área (manutenção, consumo de água, encargos sociais etc.).
- Comparar o orçamento planejado com o resultado real no final do mês;
- Verificar se todos os atestados estão em dia, como NR 10 Para-Ráios (Normas Regulamentadoras de Instalações Elétricas); NR 5 CIPA (Normas Regulamentadoras de Segurança e Saúde no Trabalho);
- Checar os balancetes de prestação de contas aos condôminos;
- Checar recolhimento dos direitos trabalhistas (INSS, FGTS etc);
- Checar pagamentos de funcionários, contas água e luz etc.
Atividades junto ao conselho administrativo e ao zelador
- Reuniões mensais para prestação de contas e análise da parte operacional;
- Checar se todos os equipamentos e seus comandos estão em perfeita funcionalidade: Alarme de incêndio, Bomba de recalque, Bomba d’água, Central da portaria, Disjuntores, Quadro de força, Sistema de segurança, Para-raios;
- Sinalização interna – indicação fluorescente de escada, extintores, porta corta-fogo etc. e de filmagem no ambiente.
Tarefas anuais
Na gestão de condomínios são necessárias, ainda, algumas atividades anuais. Confira quais:
- Gerir os extratos de pagamento por funcionário do INSS e FGTS;
- Verificar envio da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
- Redigir o cronograma do pagamento de impostos e acordos sindicais;
- Organizar as despesas com os 13º salários dos funcionários;
- Pagar os seguros de vida para funcionários – previsto em acordo coletivo;
- Apresentar a previsão Orçamentária e Prestação de Contas à Assembleia Ordinária;
- Providenciar a dedetização e desratização das dependências comuns do condomínio;
- Manter em dia o alvará de Licença de Funcionamento do Condomínio – para condomínios comerciais e/ou de uso misto;
- Verificar ações do PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) – vistoria, laudo e certificado anual;
- Verificar formalização de CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – pelo menos um funcionário designado;
Estes são apenas alguns dos itens mais importantes na gestão de condomínios. É importante o cumprimento rotineiro destes itens para manter o bem estar e um bom relacionamento com os condôminos sem qualquer tipo de confusão.