Assembleias de condomínio são reuniões intensas. Nelas, é preciso resolver diversas questões que dizem respeito não apenas ao bem individual de cada condômino, mas também à vida em sociedade dentro do condomínio. O grande desafio neste tipo de reunião é manter a ordem das pautas e fazer com que todas os tópicos sejam debatidos de maneira organizada e sem exaltação.
Confira agora algumas dicas fundamentais para organizar bem uma assembleia e deixá-la mais produtiva!
Faça a convocação com antecedência
A convocação da reunião deve ser feita com antecedência e respeitar o regulamento do condomínio. Existe sempre aquele morador que reclama da falta de aviso, por isso, além de respeitar o prazo mínimo de convocação, é importante afixar avisos em locais de grande circulação (como elevadores, próximos às lixeiras ou no hall de entrada) para que ninguém possa dizer que não foi informado. Se possível, reforce o convite distribuindo o aviso em todos os apartamentos alguns dias antes.
Crie uma pauta de discussões
É importante que a pauta da reunião já esteja disponível junto com a convocação, assim os condôminos podem ir analisando as questões com mais tempo e montando suas reivindicações e ideias sobre os temas. A pauta deve ser curta, objetiva e valorizar questões pontuais e de maior urgência.
Reuniões com pautas muito longas geram desgaste, cansaço, desatenção e podem transformar a reunião em algo chato e pouco produtivo. Respeitar a ordem da pauta e não permitir alterações também é fundamental para manter o controle da reunião.
Escolha um local adequado
A escolha do local mais adequado também impacta na produtividade da reunião. Escolha um local silencioso, confortável e que dê conta de acomodar todos os convocados. Caso o prédio não possua um local adequado, é recomendável cogitar o aluguel de um espaço para a reunião em vez de realizá-la na casa do síndico ou de outro condômino.
Caso a assembleia necessite de material de apoio (como cópias de contratos, estatutos ou de previsões orçamentárias) prepare-os alguns dias antes e forneça-os antes do início da reunião para que todos possam ler e se atentar às informações.
Mantenha o foco durante a reunião
Para garantir a produtividade é preciso manter o foco, por isso, nada de discutir pautas da reunião anterior e não permita que a discussão desvie do tema principal e vire um bate papo (ou pior, um bate boca!). Em caso de discussões mais acaloradas, lembre-se de dar espaço para as opiniões, mas controle o tempo de exposição e reitere a importância de prezar por uma convivência pacífica.
Faça registros em ata
Sempre faça uma ata. Ela é o documento indispensável para o controle e acompanhamento das decisões tomadas durante a assembleia. É fundamental que os participantes recebam uma cópia da ata, por isso, lembre-se de que é preciso que alguém anote tudo o que for feito durante a reunião.
Essas são algumas dicas para ajudar na coordenação da assembleia de condomínio, deixando-a mais objetiva e organizada. Achou as dicas úteis? Então compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude outros síndicos e condôminos a realizar reuniões mais precisas e menos cansativas!